Chuẩn bị file in cho số lượng lớn: xuất ZIP, chia lô, đặt tên file

Ngắn gọn: với đội, lớp, đoàn đông, hãy chốt và kiểm danh sách trước, xuất gói ZIP mỗi người một file (tối đa 100 người đầu danh sách mỗi lần), chia lô nếu đông hơn, rồi đối chiếu tên file với danh sách trước khi gửi tiệm. Phần lớn sai sót ở số lượng lớn đến từ danh sách và từ việc lẫn lộn file giữa các lô, không phải từ thiết kế. Bài này đi qua từng bước, cách đặt tên file của trình thiết kế và những việc nên làm trước khi mang file ra tiệm.

Hai cách xuất hàng loạt, dùng đúng việc

Vì vậy file gửi tiệm nên lấy từ gói ZIP "Mỗi người một file". PNG của gói ZIP là PNG 300 DPI đúng kích thước in, PDF mang đúng khổ thật tính bằng cm. Nên chọn PNG hay PDF thì hỏi tiệm; xem thêm tải file và mang ra tiệm in.

Quy trình bảy bước

1. Giữ một bảng gốc ngoài trình thiết kế. Một bảng tính duy nhất, cột ten, so, size và các cột bổ sung. Dùng mẫu danh sách áo để cả nhóm điền cùng định dạng. Đây là bản đối chiếu cuối cùng.
2. Nhập vào trình thiết kế và xóa dòng thừa. Một danh sách nhập tối đa 500 người. Dòng trống hoàn toàn được bỏ qua.
3. Kiểm danh sách. Cảnh báo "Số trùng" hiện ngay trong bảng. Dùng nút IN HOA TÊN nếu cần thống nhất cách viết. Với đội bóng, công cụ chia số áo giúp xử lý số trùng.
4. Xem thử từng người, nhất là người tên dài nhất, số lớn nhất, nhiều dấu nhất. Trình thiết kế cảnh báo khi một chữ có thể tràn khung.
5. Kiểm từng mặt. Mục Xuất file hiện kích thước thật theo cm và theo điểm ảnh của mỗi mặt, và cảnh báo khi ảnh dùng trong thiết kế có độ phân giải thấp. Xem thêm công cụ kiểm tra độ phân giải ảnh in.
6. Tick mặt cần in rồi bấm "Tải ZIP cả đội". Thanh trạng thái hiện tiến độ "Đang tạo file i/n"; đội đông cần chờ lâu hơn nên hãy để trang mở.
7. Mở ZIP, đối chiếu và gửi tiệm kèm bảng gốc và ảnh mockup (xem bên dưới).

Tên file trong gói ZIP

Mỗi file được đặt tên theo mẫu số thứ tự - số áo - tên không dấu - mặt in, ví dụ 007-10-nguyen-van-an-back.png. Nghĩa là:

• Số thứ tự là vị trí dòng trong danh sách, ba chữ số, nên file xếp đúng thứ tự danh sách khi sắp theo tên.
• Số áo lấy từ cột số; nếu để trống thì dùng số thứ tự.
• Tên được bỏ dấu và viết thường, thay khoảng trắng bằng gạch ngang. Dòng không có tên được gọi là "ao-" kèm số thứ tự.
• Cuối cùng là tên mặt in như front hay back. Khi tick nhiều mặt, mỗi mặt nằm trong một thư mục mang tên mặt.
• Hai file trùng tên trong cùng một gói được thêm hậu tố -2, -3.

Nhờ cách đặt tên này, tiệm và bạn có thể đối chiếu từng file với từng dòng của bảng gốc mà không cần mở file.

Đội đông hơn 100 người: chia lô

Mỗi lần xuất lấy tối đa 100 người đầu danh sách, nên danh sách trên 100 cần chia thành nhiều lô.

1. Chia bảng gốc thành các lô hợp lý, ví dụ theo đội, theo khối lớp hoặc theo cự ly, mỗi lô không quá 100 dòng.
2. Với mỗi lô: nhập hoặc dán danh sách của lô đó, chọn "Thay cả bảng" để bỏ lô trước, xem thử, rồi tải ZIP.
3. Đổi tên hoặc giải nén riêng từng lô. Số thứ tự đầu tên file tính lại từ 001 trong mỗi lần xuất, và tên gói ZIP lấy từ tên thiết kế. Nếu để lẫn, file của hai lô sẽ chồng nhau. Hãy đặt mỗi lô vào một thư mục như lo-1, lo-2.
4. Ghi lại lô nào đã xuất, kèm số dòng đầu và dòng cuối, để không bỏ sót hay xuất hai lần.

Cần làm cho trên 500 người thì dùng nhiều danh sách và chia theo cùng cách. Xem thêm kế hoạch làm áo để tính thời gian cho nhiều lô.

Gửi tiệm: bảng đối chiếu và người nhận

• Bảng đối chiếu. Xuất CSV từ bảng danh sách ("Xuất CSV (Excel)") hoặc gửi bảng gốc. Tiệm so từng file với từng dòng.
• Tổng số theo size. Cộng số áo mỗi size; công cụ tính size giúp lập bảng gợi ý, sau đó sửa cho khớp danh sách thật.
• Ảnh mockup. Nút "Ảnh mockup để chia sẻ" cho tiệm thấy màu áo và vị trí in.
• Hỏi tiệm cách nhận file hàng loạt: nhận gói ZIP hay từng file, PNG hay PDF, có cần chia theo lô hay theo size không. Mỗi tiệm một cách làm nên hãy hỏi trước.
• In thử một chiếc trước khi in cả lô, rồi mới cho in hàng loạt; xem checklist trước khi in.

Kiểm nhanh trước khi gửi

1. Số file trong ZIP bằng số dòng đã chọn nhân số mặt đã tick.
2. Mở ngẫu nhiên ba file: người đầu, người giữa, người cuối danh sách. Tên và số khớp bảng gốc.
3. Mở file của người có tên dài nhất; chữ không tràn khung.
4. Hai mặt (nếu có) đúng nội dung, đúng thư mục; xem in áo hai mặt trước và sau.
5. Mỗi lô nằm trong thư mục riêng và đã ghi lại.

Câu hỏi thường gặp

Chỉ cần một file chung, không cần mỗi người một file?

Nếu cả nhóm mặc giống nhau, không cần nhập danh sách. Tải file từng mặt hoặc ZIP các mặt, rồi gửi tiệm kèm số lượng từng size.

Có thể bỏ người ra khỏi gói ZIP không?

Gói luôn lấy các dòng hiện có trong bảng, theo thứ tự từ trên xuống. Muốn bỏ ai, xóa dòng đó trước khi xuất, và nhớ đối chiếu lại số thứ tự trong tên file.

Làm cho chức danh hay thông tin riêng từng người có khác gì?

Cùng cách xuất; chỉ thêm cột. Xem làm áo nhóm có chức danh và đồng phục nhóm.